Prof. Zihni Sinir ‘proce’lerini bilmeyeniniz var mı? Pedal çevirerek dikiş dikmeyi sağlayan HAMARAT BİSİKLETİ procesi; tansiyon yükseldikçe tuz delikleri küçülen, böylece sağlığı otomatik olarak kontrol altına alan TANSİYONA AYARLI TUZLUK procesi; SÜSPANSİYONLU BASTON procesi; AÇIK UNUTULAN MUSLUKLARI OTOMATİK OLARAK KAPATAN MAKİNE procesi; güneşe kendi enerjisiyle kendi gölgesinin kuyusunu kazdıran, güneş enerjisiyle çalışan TENTE procesi ve daha niceleri….
Hayal gücünü zorlayan, bazen “olur” bazen “olmaz” dedirten, güldüren, düşündüren, yeni fikirler doğuran bu “proce”ler veya projelerin amacı yaratıcılığı zorlayarak fayda sağlamaktır. Mizah dünyasına kadar giren proje, ciddi ders kitaplarında değişim ya da yarar sağlamak için bir hizmet veya işin yaratılmasında geçici ve bir seferlik çaba olarak tanımlanır. Projeler hayal ve niyet ürünüdür. Sonra amaç ve kapsamları belirlenip somutlaşırlar, ya yapılıp tamamlanırlar, ya da bitirilemeden rafa kaldırılırlar. Projeyi tamamlama niyetiyle, amaç ve kapsamını dikkate alarak var olan kaynakları organize edip yönetmeye ‘proje yönetimi’ denir. Nedir bu kaynaklar? Ayırabileceğimiz zaman, harcayabileceğimiz para, beklediğimiz kalite, alabileceğimiz risk, kullanabileceğimiz malzeme, yardım isteyebileceğimiz insanlar vs.
Okullarda okutulan proje yönetim kitapları, modern proje yönetiminin 1950’li yıllarda Amerika’da başladığını, atasının Henry Gantt olduğunu iddia ederler. Henry Gantt, ‘Gantt Şeması’ olarak bilinen proje adımlarını, bu adımlar arasındaki ilişkileri, her adımın kullanacağı kaynağı şematik olarak gösteren bir tekniği proje yönetim aracı olarak kullanmıştır. Oysa ki proje yönetimi insanlık tarihi kadar eskidir, etkin proje yönetimi dünyanın her coğrafyasında, milyonlarca insan tarafından binlerce yıldır uygulanmaktadır. Bu nedenle Henry Gantt, bu işin atası olamayacak kadar gençtir.
Günümüzün modern tekniklerinin yanında binlerce, yüzyıllarca yıl önce kullanılmış olmasına rağmen, günümüze aktarılamayan, tarihin sayfaları arasında saklı kalan proje yönetim teknikleri olduğu gibi, insanlık tarihi boyunca kullanılmasına rağmen farkına varılmayan şahsa münhasır proje yönetim teknikleri de vardır.
Teknik proje yöntemleri kullanılmadan dünyanın yedi harikasından biri olan Keops piramidi günümüzden binlerce yıl önce yapılabilir miydi? Veya Mimar Sinan, Osmanlı-Türk mimarisinin en büyük eserlerinden biri olarak kabul edilen, “ustalığımın eseri” dediği Selimiye Camii’ni 16. yy’da tamamlayabilir miydi? Veya bu teknikler kullanılmadan Astronot Neil Armstrong, NASA’nın Apollo projesiyle 1969 yılında aya ilk defa ayak basabilir miydi?
Keops Piramidi, 4500 yıl önce yapılan, 4300 yıl boyunca dünyanın en yüksek yapısı olma özelliğini koruyan, yapımının yirmi yıl sürdüğü söylenen, dünyanın yedi harikasından sadece birisidir. Keops, 2 ila 10 ton arasında değişen 3 milyon taştan oluşuyor. Sadece üzerine inşa edileceği alanın düzeltilmesi ve sertleştirilmesi için yıllarca çalışıldığı söyleniyor. Yapımı 7 yıl süren Selimiye Camii’ni gezmek veya fotoğraflarına bakmak bile şadırvanı, duvarları, çinileri, minareleri, mihrabı ve diğer detayların pek çok insan tarafından binlerce farklı işin yapılması ile tamamlandığını anlamaya yetiyor.
Tarihin farklı dönemlerinde tamamlanan bu üç büyük projenin ortak pek çok noktası bulunuyor. Ürün tasarımı, binaların konumlandırılacağı yerin seçimi; proje ekibinin oluşturulması; ekip elemanlarının iş tanımlarının belirlenerek sorumluluk ve görevlerinin netleştirilmesi; projenin ana safhalarının listelenip önceliğe göre sıralandırılmaları, daha sonra her safhaya ait detaylı iş planının hazırlanması; proje için gereken mali kaynakları göz önüne alarak bütçesinin hazırlanması; tahmini süresinin belirlenmesi; kullanılacak malzemelerin seçimi, temini, envanter takip ve kontrolünün yapılması; işçilerin seçimi, anlaşmalarının yapılması, maaşlarının ödenmesi gibi insan kaynak yönetim işleri; özellikle Keops Piramidi ve Selimiye Camii örneğinde işçilerin barınma, yiyecek, içecek, sağlık ihtiyaçlarının karşılanması ve bunlara bağlı lojistik hizmetler; iş ve yemek vardiya düzeninin ayarlanması; malzeme ve işçilikle ilgili kalite kontrol çalışmaları; istenen sıklıkta ilerleme raporlarının hazırlanıp sunulması; ilerlemenin plana bağlı olarak takibi, çıkan sorunların çözümü, oluşan gecikmelerin telafisi için çözüm arayışları vs.
Günümüzden yaklaşık otuz beş yıl önce gerçekleşen NASA Apollo projesinde, modern proje yönetim teknikleri kullanıldı. 4500 yıl önce yapılan Keops Piramidi ile 16. yy’a ait Selimiye Camii projelerinde herhangi bir iş ve insan yönetim, takip ve kontrol yönteminin kullanılmadığını kabul etmek mümkün mü? Günümüze kadar ayakta kalan binlerce, yüzlerce yıllık benzer yapılar ve sanat eserleri, yapıldıkları dönemlerin proje yönetim teknikleri ile tamamlandılar. Bunlar hakkında ayrıntılı bilgi günümüze ulaşmadı. Keşke antik, tarihi proje yönetim tekniklerini bilsek ve günümüzün modern teknikleri ile karşılaştırabilsek! Sonuç şaşırtıcı ve ilginç olabilirdi.
Diğer taraftan, kendi hayatımıza projeler açısından baktığımızda büyük, küçük, basit, karmaşık, önemli, önemsiz, acil olan, olmayan pek çok amacı gerçekleştirmeye çalıştığımızı görürüz.
- Üniversitede istediğimiz bölüme girmek,
- Yeni bir araba almak,
- Tatil için istediğimiz bir yere gitmek,
- Tarlada domates yetiştirmek,
- Yemeğe gelecek misafirleri iyi ağırlamak,
- Kariyer değişikliği yapmak,
- Hafta sonu bisiklete binmek,
- Yeni bir müzik aleti çalmayı öğrenmek,
- Sağlıklı yaşamak için spor yapmayı ve dengeli beslenmeyi hayat tarzımız olarak benimsemek,
- Aile kurmak,
- Kilo vermek…
Hayatımız boyunca bizim için yararlı olacağına inandığımız değişiklikleri yapmaya karar verip gerçekleştirmek için çabalamışızdır. Bir kısmını başarmışızdır, bir kısmı hayal olarak kalmıştır. Bazen çevremizdeki insanların çabalarına destek olup, katkı sağlamışızdır. Aslında değişim için çabalarken, farkında olmadan bir çeşit kendimize özgü proje yönetim tekniği kullanırız. Nasıl mı? Gelin bunu, klasik proje yönetim aşamaları üzerinde görelim. Çalışma hayatına başladıktan sonra kilo aldınız ve halinizden memnun değilsiniz. Kilo vermeye karar verdiniz.
Proje Kapsamınız: Projenizin kapsamı belli oldu. Kilo vermek veya aynı kiloda kalmak.
Proje Amaçlarınız: Amacınız ölçülebilir, başarılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı olmalı. Kaç kilo vereceksiniz? Bunu belirlersiniz. Kilo verip vermediğinizi ölçerek rahatlıkla anlayabilirsiniz. Eski kilonuza kavuşmak başarılabilir bir amaç olabilir. Ne kadar zamanda vereceksiniz? Gerçekçi olmanız lazım. Haftada bir kilo? Bu noktada ölçümlerinizi haftalık mı yoksa aylık mı yapacağınıza karar verirsiniz.
Proje Kaynaklarınız: Zaman, bütçe, kapsam.
Yaza kadar kendinize zaman verdiniz. Kilo verirken diyetisyen yardımı almayı, spor salonuna gitmeyi veya proje süresince direncinizi artıracak kişisel gelişim dersi (örneğin; yoga) almayı planlıyorsanız, bütçenizi ve zamanınızı buna göre ayarlarsınız. Kaç kilo vereceğinize ve ölçümlerinizi günlük, haftalık, aylık hangi sıklıkta yapacağınızı kararlaştırırsınız.
Kişisel projenizin Proje Yönetim Aşamalarını listelemek gerekirse;
Proje Başlangıç Aşaması: Kilo vermek için karar verip harekete geçtiğiniz andır.
Proje Planlama Aşaması: Projenizin amacını, kullanacağınız kaynakları, yapacağınız işleri ve bunları hangi sıra ile takip edeceğinizi kararlaştırırsınız. Uygulayacağınız diyeti ve spor programını günlük programınıza eklersiniz. Diyetisyen ziyaretlerini veya kilo vermenize yardımcı olacak özel destek programınız varsa ajandanıza kayıt edersiniz.
Proje Yürütme Aşaması: Diyete ve spora başlayıp kilo vermeye çalıştığınız süredir.
Proje Kontrol Aşaması: Belirlediğiniz aralıklarla gidişatınıza bakarsınız. İşler planladığınız gibi gerçekleşiyor mu? Belirlediğiniz sıklıkta kilonuzu ölçtüğünüzde sonuç istediğiniz gibi mi? Yaza kadar hedeflediğiniz kiloya düşecek gibi misiniz?
Proje Tamamlama Aşaması: Belirlediğiniz süre sonunda istediğiniz kiloya indiyseniz projeniz başarı ile tamamlanmış demektir. Aynı kiloda kalmayı hedeflediyseniz hayat tarzınızda yaptığınız değişiklikleri kalıcı kılmalısınız.
Hedefiniz için yapacağınız Proje Yönetim Aktiviteleri şunlardır:
Amacın belirlenmesi: Kilo vermek veya almamak olarak belirlediniz.
İşlerin Belirlenmesi ve Listelenmesi: Yapılması gerekenleri listelersiniz.
Risk Faktörlerinin Değerlendirilmesi: Arkadaşlarınızla yemeğe çıkmak, dışarıda yemek veya annenize yemeğe gitmek sizi zora sokabilir. Veya başka nedenlerle spor programınızı aksatabilirsiniz. Beklenmedik gelişmeler olduğunda, projenizi aksatmadan nasıl davranmanız gerektiğine karar verip, gerekirse proje yürütme aşamasında değişikliklere gidersiniz.
Kaynak Tahmini: Ne kadar zamana ve ne kadar bütçeye ihtiyacınız olacak?
Kaynaklarınızı Ayırın: Günlük programınızda spor için zaman ayırırsınız. Diyetisyen, spor salonu gibi alacağınız hizmetler için bütçenizi ayarlarsınız.
İşleri Organize Edin: Spor programınızı, diyetisyen ziyaret takviminizi, kilo ölçüm tarihlerini, aralarındaki ilişkileri göz önüne alarak yapmanız gereken diğer işleri sıralayıp, günlük programınıza işlersiniz.
İnsan ve Maddi Kaynakları Edinmek: Diyetisyen ve spor hocasından yardım alacaksınız, araştırma yapıp kendiniz için uygun olan kişiler belirleyip alacağınız hizmeti netleştirirsiniz.
İşleri İnsanlara Atamak: Şahsi projeniz olduğu için neredeyse tüm işleri siz yapacaksınız.
Proje Uygulamasının Kontrolü: Uygulamanın başarılı olup olmadığını kontrol etmek için yazı beklemiyorsunuz. Projenize başladıktan sonra belli aralıklarla kilonuzu ölçmeniz, işlerin planlandığı gibi gidip gitmediğine bakmanız çok yararlı olur.
Gelişmelerin Takibi ve Raporlanması: Belirlediğiniz tarihlerde kilonuzu ölçüp kayıt edersiniz. İsterseniz bir grafik yardımıyla zaman içinde kilonuzdaki değişimi görsel olarak takip edebilirsiniz.
Sonuçların Analiz Edilmesi: Kilonuzu ölçtüğünüz her aşamada durum değerlendirmesi yaparsınız. Planladığınız gibi zayıflıyor musunuz? Diyeti uygularken sıkıntı çekiyor musunuz? Diyette değişikliğe gerek var mı? Spor programınızda değişiklik yapmalı mısınız?
Gelecekteki Eğilimlerin Tahmin Edilmesi: Proje ilerledikçe kilo veriş hızınız düşebilir. Gelişmeler istediğiniz gibi gitmiyorsa motivasyonunuzu kaybedip, vazgeçmeyi düşünebilirsiniz.
Sorun Yönetimi ve Çözümü: Kilo vermeye çabalarken farklı sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Sağlık sorunu yaşabilirsiniz. Motivasyonunuzu kaybedebilirsiniz. Diyetisyeniniz başka şehre taşınabilir. Bunları büyük bir soğukkanlılıkla, amacınızdan vazgeçmeden, projenizi aksatmadan çözmeniz gerekir. Sakin, olumlu olmalı ve çözüme odaklanmalısınız.
Değişikliklerin Belirlenmesi, Yönetimi ve Kontrolü: Sorunları çözmek için planladığınız işlerde değişikliğe gitmeniz gerekebilir. Spor salonu programınızı değiştirmeniz gerekebilir. Uyguladığınız diyet etkili olmayabilir. Kilo ölçümlerinizin sıklığını haftalıktan aylığa çevirmeniz gerekebilir. Bu değişiklikleri günlük programınızda yapıp uygulamaya geçtikten sonra sonuçlarını gözlemlemeye devam etmelisiniz.
Projenin Bitmesi: Yaz geldi ve istediğiniz kiloda mısınız?
Teknik terimlerle anlatıldığında proje yönetimi çok karmaşık ve detaylı görülebilir. Aslında temelde odaklı olmak, planlamak, belli bir disiplin içinde uygulamak, ilerlemeyi takip edip ona uygun davranmaktan ibarettir. Bir kişisel projeniz başarılı olduysa, farkında olarak veya olmayarak, bu çalışmaların pek çoğunu bir şekilde yapmışsınızdır. Sizi başarıya taşıyan da bu şahsınıza münhasır proje yönetim tekniğinizdir zaten.
Projeler, “Zihni Sinir proceleri” gibi yaratıcı proje yönetim teknikleri ‘Nuh’un Gemisi’ kadar antik veya kişiye has olabilir. Değişim isteği, değişime karar verme ve bu kararı gerçekleştirme uğraşı insanlık tarihi kadar eskidir ve kendi hayatımıza indirgediğimizde ömür boyu sürecektir. Kısacası, hayat bir projedir, bizler de birer proje yöneticisi.
Ayşen Eren
Konya doğumlu ve bir çocuk annesi Ayşen Eren ODTÜ, Bilkent ve Columbia Üniversitelerinde Endüstri Mühendisliği lisans ve lisansüstü çalışmalarını tamamladı.
Prag, Bratislava ve New York’taki yaşam ve iş deneyimlerinden sonra 1996 yılından beri İstanbul’da yaşıyor.
Bankacılık ve Telekomünikasyon sektörlerinde proje yöneticiliği yaptı.
Sürdürülebilir yaşam, ekolojik teknoloji, doğal su arıtma, geri dönüşüm, organik tarım, GDOsuz ürünler, temiz enerji kaynakları, ekolojik mimari, çevre ve doğa koruma konularında yazılar yazıyor, çeviriler yapıyor ve fotoğraf çekiyor. Ferdi ve karma 6 fotoğraf sergisine katıldı. Ekofoto adıyla kurduğu amatör fotoğrafçılardan oluşan grupla fotoğraf projeleri üretmeyi hedefliyor. GDOya Hayır Platformu, Nükleere Karşı Platform, Buğday Derneği, IFSAK, İstanbul Orienteering Grubu üyesi.
Yürüyüşçü, aktivist, dağ maratoncusu, dalgıç.
Farklı bir yaşam, farklı bir insan ile doğa ilişkisi, farklı bir ekonomi ve farklı bir dünya mümkün diyor, isteyenlerle “Sürdürülebilir Yaşam Oyunları” oynuyor ve danışmanlık yapıyor.
